La condición frente al IVA de un cliente se averigua con su CUIT, consultando el padrón de ARCA (ex AFIP). En PymeInteligente lo hacés desde el alta del cliente: tipeás el número, tocás Buscar en AFIP, y el sistema trae la razón social, el domicilio y la condición frente al IVA. Ese último dato es el que decide qué factura le corresponde.
Por qué importa tanto la condición
Cuando el emisor es Responsable Inscripto, la letra de la factura depende de lo que es el cliente. El sistema aplica esta regla:
| Condición del cliente | Letra que emite un Responsable Inscripto |
|---|---|
| Responsable Inscripto | A |
| Monotributista | A |
| Monotributista Social | A |
| Monotributo Trabajador Independiente Promovido | A |
| Exento | B |
| Consumidor Final | B |
| Otras condiciones (no categorizado, sujeto no alcanzado, etc.) | B |
Un dato que sorprende: al monotributista se le factura con letra A. El criterio viene de la clasificación que publica ARCA para cada condición, y el sistema lo sigue tal cual.
Si el emisor es Monotributista, el cuadro no aplica: emite siempre factura C, a cualquier cliente. Lo contamos en factura C: cuándo la emite un monotributista.
El riesgo se ve con un ejemplo. Un cliente es Responsable Inscripto, pero en su ficha figura como Consumidor Final. Al facturarle, sale una factura B donde correspondía una A. El cliente no puede tomar el crédito fiscal como corresponde, te la devuelve, y hay que anular y rehacer. Por eso la condición no se carga "de memoria": se verifica.
Además, ARCA valida la combinación al emitir. Si le mandás una factura B con una condición que sólo admite A, la rechaza. Mejor enterarte al cargar el cliente que con el comprobante en la mano.
Cómo se hace en el alta del cliente
El alta de cliente arranca con un buscador: Buscar en AFIP por DNI o CUIT.
- Tipeás el número. Acepta un DNI (7 u 8 dígitos) o un CUIT o CUIL (11 dígitos), con o sin guiones.
- Tocás el botón o apretás Enter. Enter busca y no envía el alta.
- El sistema consulta el padrón y completa el formulario: nombre o razón social, el número de documento con su tipo, la condición fiscal y el domicilio (calle y número, ciudad, provincia y código postal).
- Debajo del buscador ves un resumen de lo que completó. Si la condición viene confirmada por ARCA, aparece como verificada.
Si buscás con un DNI, el sistema intenta deducir el CUIT correspondiente. Si no lo encuentra, te pide que ingreses el CUIT o CUIL directamente.
El domicilio se arma en una sola línea: calle, altura, y piso y departamento si los hay. Esto sirve después para facturar y para la cuenta corriente del cliente, que parte de una ficha completa y sin errores de tipeo.
Qué no pisa
La búsqueda sólo llena los campos vacíos. Si ya escribiste el nombre o el domicilio y el padrón trae algo distinto, no lo toca. Te avisa qué quedó sin cambiar y te deja un botón para reemplazarlo con los datos de ARCA si querés.
Si el padrón informa una provincia que el sistema no reconoce, no la adivina: te avisa y la elegís de la lista.
Qué pasa cuando la consulta falla
Acá está lo más importante del flujo. Hay tres casos distintos:
- ARCA no encuentra el número. El sistema lo dice y cargás los datos a mano. Conviene revisar que no haya un dígito mal.
- ARCA tarda demasiado. Aparece un aviso de demora y probás de nuevo en un momento.
- La sucursal no tiene la conexión con ARCA configurada. El sistema avisa que no puede consultar y seguís a mano.
Hay un cuarto caso, más sutil. El padrón responde con el nombre y el domicilio, pero la constancia de inscripción, que es la que trae la condición frente al IVA, no se puede obtener. En ese caso el sistema no completa Consumidor Final por las suyas. Marca la condición como no verificada, muestra un aviso en ámbar y te pide elegirla a mano entre Responsable Inscripto, Monotributista, Exento y Consumidor Final. Lo ideal es hacerlo mirando la constancia de inscripción del cliente.
Esto no fue siempre así. Antes de corregirlo, un fallo de esa consulta podía dejar a un Responsable Inscripto cargado como Consumidor Final, y eso terminaba en una factura B donde iba una A. Ahora el sistema prefiere frenar y preguntar antes que inventar un dato fiscal. En las fichas que ya existen, además, una consulta sin condición verificada no pisa la que ya tenías cargada.
Qué no hace
Conviene tener claros los límites:
- No reemplaza la constancia del cliente. Si ARCA no informa la condición, la decisión es tuya y tiene que apoyarse en un papel, no en una suposición.
- Completa datos fiscales y de domicilio. No trae teléfono ni email: eso lo cargás vos.
- Depende de ARCA. Si el servicio está caído o con demoras, la búsqueda falla. El alta manual siempre queda disponible.
- No decide por sí sola cuando hay dudas. Ante una condición sin verificar, te obliga a elegir antes de seguir.
Cómo encaja con el resto de la facturación
Con la condición bien cargada, la letra de la factura sale sola. En facturación con ARCA el sistema toma la condición del cliente y la del emisor y propone el comprobante que corresponde, sin que tengas que recordar la tabla. Lo mismo vale para las ventas desde el mostrador: lo explicamos en cómo facturar con AFIP desde el mostrador.
Un detalle de orden: antes de dar de alta a alguien, buscalo por si ya existe. Si ya está cargado dos veces, fusionar clientes duplicados mantiene una sola ficha con la condición correcta.
Resumen práctico
- Pedí el CUIT al cliente antes de facturar.
- Buscalo en el alta con el botón de AFIP.
- Revisá que la condición figure como verificada.
- Si te pide elegirla, usá la constancia de inscripción del cliente.
- Recién ahí facturá.
Son un par de minutos por cliente nuevo, y te ahorran notas de crédito por facturas con la letra equivocada.