Un cliente duplicado se arregla fusionando las dos fichas, no borrando una. Elegís cuál queda como principal, la otra se absorbe, y todo lo que estaba a nombre de la absorbida pasa a la principal: facturas, recibos, movimientos de cuenta corriente. El saldo se recalcula con todos los movimientos juntos. Borrar una de las dos fichas es justo lo que no hay que hacer, porque esa ficha casi siempre tiene historia.
Por qué aparecen clientes duplicados
Nadie carga un cliente dos veces a propósito. Pasa por caminos bastante previsibles:
- DNI en una ficha, CUIT en la otra. El mostrador lo cargó con DNI para una venta rápida. Meses después, administración lo cargó con CUIT para hacerle una factura A. Es la misma persona, pero el sistema ve dos documentos distintos.
- Una ficha sin documento. Alguien cargó "Juan Pérez" con un teléfono y nada más. Después vino la ficha completa.
- La tienda online. El cliente compró por la web con un email y en el local ya existía con otro dato.
- Dos sucursales. Cada local lo dio de alta por su cuenta antes de compartir la base.
- Una migración. Al cambiar de sistema de gestión, las planillas viejas traen los duplicados que ya tenían.
Qué problema trae de verdad
El problema no es estético. Es que la deuda queda partida.
Si un cliente tiene dos fichas, tiene dos cuentas corrientes. En una debe 180.000 pesos. En la otra tiene un pago a cuenta de 50.000. Ninguna de las dos pantallas dice la verdad, que es 130.000. El que cobra mira una sola y reclama de más, o mira la otra y no reclama nada.
También se parte el historial. Las compras quedan repartidas, los reportes por cliente lo cuentan como dos clientes chicos en vez de uno grande, y los recordatorios de pago salen por una ficha que no tiene toda la deuda.
Cómo encontrar los duplicados
En PymeInteligente hay una pantalla de duplicados dentro de Clientes. Arma grupos de fichas que parecen ser la misma persona y dice por qué las juntó.
| Señal | Confianza | Qué significa |
|---|---|---|
| Mismo número de documento | Alta | Una ficha con DNI y otra con CUIT o CUIL que contienen el mismo número |
| Mismo nombre y mismo teléfono | Alta | Casi seguro la misma persona |
| Mismo nombre, una ficha sin documento | Media | Probable, pero hay que mirar |
| Mismo email | Media | Puede ser una familia o una empresa que comparte casilla |
Hay un caso que el sistema no sugiere a propósito: dos fichas con el mismo nombre y dos documentos distintos, ambos cargados. Eso son homónimos reales mucho más seguido que duplicados. Dos "María González" con dos DNI distintos son dos personas.
La regla de fondo es que la pantalla sólo sugiere. Nunca fusiona sola. Fusionar por error dos clientes distintos cuesta mucho más que dejar pasar un duplicado.
Cómo se fusionan dos fichas
El proceso tiene tres pasos.
1. Elegir las fichas y cuál es la principal. Buscás por nombre, CUIT o documento y agregás todas las fichas de la misma persona. Pueden ser más de dos. Después marcás cuál queda como principal. En general conviene la más completa o la que tiene más movimientos.
2. Leer la vista previa. Antes de tocar nada, el sistema muestra qué va a pasar:
- cuántas operaciones se mueven, por tipo: órdenes y facturas, recibos de pago, movimientos de cuenta corriente;
- cómo queda el saldo, por sucursal y por moneda: el de la principal, el de la absorbida y el resultante;
- qué datos de la ficha se completan con los de la absorbida;
- qué advertencias hay que mirar.
La vista previa cuenta con las mismas reglas que usa la fusión real. Lo que ves ahí es lo que se va a modificar.
3. Confirmar. Para confirmar hay que escribir el nombre de la ficha principal. Es un freno chico, pero evita el clic distraído en una acción que mueve plata de una cuenta a otra.
Qué datos quedan en la ficha final
La ficha principal manda. La absorbida sólo rellena los huecos.
Si la principal no tiene dirección de envío y la absorbida sí, la dirección pasa. Si las dos tienen dirección, queda la de la principal. Los emails y los teléfonos son la excepción: se juntan todos, porque perder un teléfono de contacto no le sirve a nadie.
Hay dos casos donde el sistema frena y pregunta:
- Documentos distintos. Si una ficha tiene DNI y la otra CUIT de la misma persona, pide que elijas cuál conserva la ficha final. Si los documentos no tienen nada que ver, avisa que parecen personas distintas y pide que lo reconozcas antes de seguir. La decisión es del negocio, pero no pasa desapercibida.
- Tipo de cliente distinto. Si una ficha es mayorista y la otra minorista, la ficha final queda con el tipo de la principal. Importa, porque de eso dependen los precios que se le aplican.
Qué pasa con la cuenta corriente
Es la parte delicada, y por eso el saldo no se arma sumando dos números.
Los movimientos de las dos fichas pasan a la principal y el saldo se calcula de nuevo con todos juntos. En el ejemplo de antes, la ficha final muestra una deuda de 130.000 pesos, con las facturas y el pago a cuenta en el mismo listado.
Dos aclaraciones:
- Las operaciones no cambian de sucursal. Una factura hecha en el local del centro sigue siendo del local del centro. Lo que cambia es a nombre de qué ficha está. Si trabajás con más de un local, el saldo se muestra por sucursal, como explica la nota sobre cuenta corriente con varias sucursales.
- El saldo a favor entra en la cuenta. Si la ficha absorbida tenía saldo a favor, ese saldo se cuenta en el cálculo y resta de la deuda de la ficha final.
- Los bloqueos se respetan. Si una de las dos fichas tenía la cuenta corriente deshabilitada, la ficha final queda deshabilitada. Fusionar no le devuelve el fiado a quien se lo habían cortado.
En un negocio con taller o con venta de vehículos, también pasan los vehículos del cliente, las órdenes de trabajo y los turnos. La idea es que la ficha absorbida quede vacía de verdad.
Lo que no se pierde
La ficha absorbida no se borra. Queda archivada, con la referencia a la ficha en la que se fusionó. Y queda un registro de la fusión: quién la hizo, cuándo, y qué se movió.
Eso importa por dos motivos. Si alguien busca al cliente por el dato viejo, hay rastro de adónde fue. Y si la fusión fue un error, hay con qué reconstruir lo que pasó.
Cómo evitar que vuelvan a aparecer
Fusionar limpia lo que ya está. Para que no se repita:
- Buscar antes de dar de alta. Por documento, no por nombre. El nombre se escribe de diez formas.
- Cargar siempre el documento. Una ficha sin documento es la que más duplicados genera.
- Una sola base para todos los locales. Si cada sucursal tiene su lista, los duplicados son inevitables.
- Revisar la pantalla de duplicados una vez por mes. Diez minutos alcanzan.
Con las cuentas corrientes de clientes en un solo lugar y sin fichas repetidas, el saldo que ves es el saldo que hay. Es el punto de partida para cobrar bien y para dejar las planillas.