Seña de varias motos: cobrarlas con un solo recibo

Si un cliente señó dos o más motos en tu concesionaria y te hace una sola transferencia, la cobrás con un solo recibo: tildás las preventas, el sistema reparte la plata entre ellas en el orden que elegiste, cada una recibe como máximo lo que debe y el sobrante queda como saldo a favor del cliente. Todo en una sola operación: o se reparte completo, o no se aplica nada.

Parece un caso raro, pero no lo es. El padre que compra una moto para él y otra para el hijo. La empresa de reparto que renueva tres unidades. El cliente que suma una segunda moto una semana después de señar la primera. En todos esos casos la plata llega junta y las preventas están separadas.

El problema de cobrarlo a mano

Sin esta opción, había dos caminos y los dos eran malos:

• Partir el pago en varios recibos. Un recibo por moto, con montos inventados para que cierren. El extracto del banco muestra una transferencia y tu sistema muestra tres cobros. Al conciliar, alguien tiene que acordarse de que esos tres eran uno.
• Cargarlo como saldo a favor y aplicarlo después. La plata entra, pero queda flotando. Hasta que alguien la vincula, ninguna de las preventas figura como pagada, y el vendedor le dice al cliente que le falta pagar algo que ya pagó.

El recibo que cobra varias preventas evita las dos cosas: un pago, un recibo, y cada moto con su parte.

Cómo se reparte el cobro

Desde Registrar nuevo pago, en la cuenta del cliente, aparecen las preventas aprobadas que todavía tienen saldo pendiente. Tildás las que este pago cubre. Con dos o más tildadas, el reparto sigue tres reglas:

1. El orden lo ponés vos. La plata se aplica en el orden en que tildaste las preventas.
2. Cada preventa recibe hasta su saldo pendiente, nunca más.
3. Lo que sobra queda a favor del cliente, en pesos.

Un ejemplo con números redondos. El cliente transfiere $10.000.000 y tiene dos preventas:

Si en vez de $10.000.000 hubiera transferido $11.000.000, las dos preventas quedaban cubiertas y los $300.000 restantes pasaban a saldo a favor, listos para aplicar a otra operación o para devolvérselos al cliente.

Por eso importa el orden: tildá primero la moto que se entrega antes. Si el pago no alcanza para todas, la que quedó con saldo es la última de la lista.

Qué cuenta como saldo pendiente

El saldo pendiente de cada preventa no es el precio de la moto. Es el total de la operación menos lo que ya se facturó y menos lo que el cliente ya tiene a cuenta en esa preventa: la seña que todavía no se aplicó, el valor de la usada que entregó en parte de pago y los anticipos anteriores. Así un pago nuevo nunca cubre dos veces lo mismo.

El repartidor trabaja en centavos enteros. Con montos de millones y varias preventas, el redondeo de cada parte no arrastra diferencias: la suma de lo aplicado más el sobrante da exactamente lo que entró.

Los controles que no se ven

Antes de aplicar un solo peso, el sistema revisa todas las preventas del recibo:

• que pertenezcan al mismo cliente y a la misma empresa,
• que estén aprobadas y tengan saldo pendiente,
• que ninguna parte supere lo que esa preventa debe,
• y que la suma no supere la plata que entró.

Si una sola falla, no se aplica ninguna. No queda la primera moto cobrada y la segunda a medio camino. Y como la validación de la plata disponible se repite dentro de la misma operación, dos personas cobrando a la vez sobre el mismo saldo a favor no pueden asignarlo dos veces.

Hay tres límites que conviene conocer:

• Hasta diez preventas por recibo.
• Sin recargos ni descuentos cuando son dos o más. Si el cliente paga con tarjeta con interés, registrá un recibo por moto: ahí el recargo queda imputado al saldo que modifica.
• Sólo en pesos y sin vuelto. Un cobro a preventas no admite dólares ni da vuelto: lo que no se aplica queda a favor. Si el cliente paga en dólares, mirá cómo funciona cobrar en dólares en cuenta corriente.

Registrar señas y anticipos es tarea de un rol administrativo, no del mostrador. Es plata reservada a una operación, y se trata como tal.

Las usadas que todavía no llegaron

La otra mitad del problema de una concesionaria es la moto usada que el cliente entrega en parte de pago. La tasás, aceptás el valor, y muchas veces la usada llega días después de la firma.

En el listado de usados hay un filtro A recibir. Muestra todas las tomas de preventas vigentes que todavía no ingresaron físicamente, con:

• cliente y vendedor,
• marca, modelo, año, color y patente,
• kilometraje,
• valor de tasación.

Es una vista de consulta, no un alta. La unidad no entra a tu stock de usados hasta que llega y la ingresás. Pero ya sabés cuántas motos te deben, quién las trae y cuánto vale cada una: un número que hoy suele vivir en la cabeza del vendedor.

Cuando la usada llega, se ingresa y se convierte en stock con su historial. Desde ahí la podés publicar en tu página web como cualquier otra.

Dónde encaja en el circuito completo

El cobro de varias preventas es una pieza de un recorrido más largo: seña, tasación del usado, facturación en uno o varios comprobantes, checklist de preentrega y entrega. Ese circuito está contado paso a paso en venta de motos 0km, de la seña a la entrega.

Todo pasa por la cuenta corriente del cliente, la misma que usa el resto del sistema: la seña, el anticipo y el saldo a favor se ven en el mismo lugar que cualquier factura. Si querés ver cómo se arma eso para tu concesionaria, en PymeInteligente para concesionarias está el recorrido completo, y en cuentas corrientes de clientes cómo se controla lo que cada cliente debe.