Un ajuste de saldo es un movimiento manual en la cuenta corriente de un proveedor que no tiene ni factura ni pago detrás: sube o baja lo que le debés, y deja escrito por qué. Se usa cuando tu saldo y el del proveedor no coinciden y la diferencia no corresponde a ningún comprobante. Si la diferencia sí tiene un comprobante, el ajuste es la herramienta equivocada.
En PymeInteligente está en el detalle de cuentas corrientes de proveedores, con el botón Ajustar cuenta.
Primero: ¿de dónde sale la diferencia?
El proveedor te manda su resumen y dice que le debés $1.250.000. Tu sistema dice $1.180.000. Antes de tocar nada, hay que saber qué son esos $70.000. Casi siempre es una de estas cosas:
| Qué pasó | Qué corresponde hacer |
|---|---|
| Una factura que nunca cargaste | Cargar la factura |
| Un pago que hiciste y no registraste | Registrar el pago |
| Una nota de crédito o de débito del proveedor | Cargar la nota |
| Una factura cargada dos veces | Anular la duplicada |
| Un saldo inicial que se cargó mal al empezar | Ajuste |
| Una diferencia de cambio en una cuenta en dólares | Ajuste |
Las cuatro primeras filas tienen un papel detrás. Ese papel es el que hay que cargar, porque es el que lleva el IVA al libro IVA compras y el que genera el asiento contable. El ajuste no hace ninguna de las dos cosas.
Esa es la regla: el ajuste es para lo que no tiene comprobante. Si lo usás para tapar una factura que falta, el saldo te va a coincidir con el del proveedor y el IVA de esa compra no va a aparecer en ningún lado.
Débito o crédito
El ajuste tiene dos sentidos, y la pantalla te dice qué hace cada uno:
- Débito: aumenta lo que le debés al proveedor.
- Crédito: reduce lo que le debés al proveedor.
En el ejemplo, tu sistema dice menos que el proveedor. Si los $70.000 son un saldo inicial mal cargado, va un débito de $70.000. Si fuera al revés, y tu sistema mostrara más deuda de la real, va un crédito.
Qué te pide el ajuste
Cuatro datos, dos obligatorios:
- Monto. Mayor a cero y con dos decimales como máximo.
- Moneda. Pesos o dólares. El saldo de un proveedor se lleva por moneda, así que un ajuste en dólares no toca el saldo en pesos.
- Motivo. Obligatorio. Sin motivo no se puede guardar.
- Referencia. Opcional. Sirve para anotar el número del resumen del proveedor o del mail donde acordaron la diferencia.
El motivo obligatorio es la parte que importa. Un ajuste es el único movimiento de la cuenta que no tiene un comprobante que lo explique. Dentro de seis meses, alguien va a mirar esa línea y va a preguntar qué fue. La respuesta tiene que estar escrita ahí. "Diferencia de saldo inicial según resumen del proveedor de marzo" sirve. "Ajuste" no sirve.
El movimiento queda en el historial de la cuenta con la fecha, el importe y el motivo. También se guarda qué usuario lo hizo.
Lo que un ajuste no hace
Conviene saberlo antes de usarlo.
No cancela una factura. Un crédito manual baja el saldo total, pero no queda atado a ninguna factura. Si tenés una factura de $300.000 pendiente y cargás un crédito de $300.000, el saldo da cero y la factura sigue figurando como pendiente. Está hecho así a propósito: en la cuenta corriente de proveedores el crédito se aplica al documento, no al montón, para que un crédito suelto no esconda una factura que de verdad se debe. Para cancelar una factura puntual hace falta un pago, y eso se hace con una orden de pago.
No genera asiento contable ni entra al libro IVA. Mueve la cuenta corriente y nada más. Si la diferencia tiene efecto en la contabilidad, hablalo con tu contador.
No se borra. Una vez guardado, queda en el historial.
Cómo se corrige un ajuste mal cargado
Con el ajuste contrario por el mismo importe.
Cargaste un débito de $70.000 y eran $7.000. Registrás un crédito de $70.000 con el motivo "anula ajuste del 13/10, importe mal tipeado", y después el débito correcto de $7.000. Quedan tres líneas en el historial. Es más largo que borrar, y es mejor: cualquiera que mire la cuenta ve qué pasó y en qué orden.
Un dato útil: un débito y un crédito sueltos del mismo importe exacto se compensan entre sí. Por eso conviene anular por el monto completo y volver a cargar, en vez de corregir por la diferencia.
Quién puede hacerlo
Sólo los usuarios con rol administrativo. Un ajuste cambia una deuda sin un papel que lo respalde, y por eso no lo puede hacer alguien de mostrador, de caja o de ventas.
Además, el ajuste sólo se puede hacer sobre un proveedor de tu propia empresa. El sistema lo verifica antes de escribir.
Una rutina para conciliar con un proveedor
Si el proveedor te manda un resumen y no te coincide, este orden evita la mayoría de los ajustes innecesarios:
- Compará factura por factura, no total contra total. La diferencia casi siempre es un comprobante entero.
- Buscá primero lo que falta cargar: facturas, notas de crédito, notas de débito.
- Buscá después los pagos: uno sin registrar, o uno registrado dos veces.
- Revisá si hay una factura cargada dos veces.
- Lo que quede sin explicar, y sólo eso, va por ajuste. Con el motivo escrito y la referencia del resumen.
Si después del paso 4 la diferencia es grande, todavía no es momento de ajustar: es momento de pedirle al proveedor el detalle de su cuenta. Un ajuste grande sin explicación no es una corrección, es una deuda que dejaste de entender.